Weetjes over vergaderen op afstand

VIDEOCONFERENTIE - VERGADEREN OP AFSTAND

8 aandachtspunten bij het ontwerpen van videoconferentie ruimte

INFRASTRUCTUUR – GEBRUIK VAN DE RUIMTE

  • Videoconferentie wordt steeds populairder → kwaliteitsvolle video & superieure audio zijn cruciaal !
  • Het aanbod videoconferencing software (Teams, Zoom, Webex, GoToMeeting, …) groeit nog steeds: iedereen gebruikt meer dan één applicatie & de markt van de videoconferencing software is nog steeds in ontwikkeling → de flexibiliteit van de infrastructuur moet daar zeker op afgestemd worden !
  • BYOD (Bring Your Own Device) is een standaard geworden → zorg dat uw infrastructuur hieraan tegemoet komt !
  • Steeds meer kantoorruimte wordt gebruikt om (op afstand) samen te werken.
Huddle room bubble met videoconferencing mogelijkheid
Kleine vergaderruimte met videoconferencing mogelijkheid

CAMERA POSITIE

Het is zeer belangrijk om oogcontact te maken tijdens de videoconferentie: dit verhoogt de beleving. De camera kan best in het midden van het (presentatie)scherm gepositioneerd worden.

KEUZE VAN DE CAMERA

We raden hiervoor zeker een PTZ (Pan Tilt Zoom) camera aan met voldoende hoge resolutie.

Belangrijke punten bij de keuze van de juiste videoconferencing camera:

  • Mogelijkheid om in/uit te zoomen.
  • Juiste kijkhoek bepalen – de kijkhoek bepaalt hoeveel mensen er in beeld gebracht kunnen worden.
  • Keuze tussen een (geïntegreerd) room systeem of individuele AV componenten – een all-in-one systeem is aan te raden in kleine ruimtes, terwijl de keuze voor individuele AV componenten leidt tot aanpasbaarheid en schaalbaarheid volgens de grootte van de vergaderruimte.
Vergaderen op afstand via PTZ camera met hoge resolutie
Vergaderen op afstand in huddle room (kleine vergaderruimte)

LICHTOMSTANDIGHEDEN IN DE RUIMTE

Camera’s hebben voldoende licht nodig om kwalitatieve beelden te genereren. Tegenlicht (bv. raampartijen tegenover de camerapositie) is dan weer een hele uitdaging voor een camera.

AUDIO TIJDENS DE VIDEO CALL

  • Het belang van goede audio tijdens een videogesprek wordt dikwijls over het hoofd gezien; spraakverstaanbaarheid is daarbij wellicht het belangrijkste !
  • Specifieke vergadermicrofoons kunnen hiervoor aangewend worden; echo-onderdrukking (echo cancelation) is één van de eigenschappen die hierbij cruciaal zijn.
  • Speakers worden best in de buurt van het presentatiescherm geïnstalleerd.
  • Voor grote(re) vergaderruimtes adviseren we het gebruik van een DSP (lees meer).
Gebruik van tafelmicrofoon tijdens videoconferentie.
Plaatsing van de videoconferentie toestellen

KABEL MANAGEMENT EN PLAATSING VAN DE APPARATUUR

  • De (videoconferencing) apparatuur kan in een 19” rack ondergebracht worden; hiervoor zijn verschillende uitvoeringen voorhanden: zowel mobiel, vast als ingebouwd in een bestaand meubel. Een 19” rack zorgt zowel voor een betere controle van de warmte als voor ventilatie van de ondergebrachte toestellen. Daarenboven kan ongeoorloofd gebruik van de toestellen uitgesloten of tot een minimum herleid worden.
  • Wanneer er niet veel apparatuur aanwezig is in de ruimte, kan deze ook makkelijk achter het presentatiescherm of onder de vergadertafel gemonteerd worden.
  • In sommige lokalen kan ook de ruimte boven het valse plafond of in een valse wand benut worden.
  • Is een vaste installatie niet wenselijk/mogelijk, dan is een mobiel onderstel zeker een oplossing. Op het mobiel onderstel kan niet enkele een presentatiemonitor gemonteerd worden, ook bv. de camera en zelfs een extra soundbar kunnen mee op het mobiel onderstel verankerd worden.

DE GROOTTE VAN HET PRESENTATIESCHERM

  • De grootte van het presentatiescherm hangt af van de grootte van de ruimte, capaciteit (max. aantal personen in de ruimte), aantal zitplaatsen, raampartijen (lichtinval – reflectie !).
  • Zorg ervoor dat ook de persoon die op achterste stoel plaats neemt de bestanden op het presentatiescherm nog duidelijk kan lezen (PPT vs. Excel).
  • Aantal presentatieschermen: één – twee (één presentatiescherm voor de presentatie en het andere presentatiescherm voor de far end deelnemers) – drie (vnl. voor telepresence).
Videobellen in vergaderruimte met 2 presentatieschermen
Presentatiescherm voor videoconferentie

INSTALLATIE VAN HET PRESENTATIESCHERM

Het presentatiescherm dat gebruikt wordt voor een video call moet op de correcte hoogte – al dan niet flexibel – geïnstalleerd worden.
Montagemogelijkheden van het presentatiescherm:

  • vast aan de muur (voldoende dragende wand)
  • op de tafel geplaatst
  • indien geen dragende wanden (gyproc): vrijstaand op een onderstel of montage van het presentatiescherm ‘floor to wall’ (waarbij het totale gewicht op de vloer steunt)
  • wanneer de betreffende ruimte multifunctioneel dient ingezet te worden (bv. zowel als trainingsruimte én videoconferencing ruimte) kan er ook voor een (electrisch) hoogteverstelbaar montagesysteem gekozen worden