ROOM PANELS
Room panel voor het reserveren van een vergaderzaal
WAT IS EEN ROOM PANEL ?
Een Room panel is een klein (8” à 10”) aanraakgevoelig scherm (touch screen), dat verbonden is met een ruimtebeheersysteem zoals Microsoft Exchange / Office 365, Microsoft Teams, Google Agenda, Zoom, … en monteer je aan de ingang van een vergaderruimte.
Room panels geven je onmiddellijk en zelfs vanop een afstand de status van de ruimte weer: bezet of vrij. Zowel de LED-indicator (aan de beide zijden van het paneel) als het scherm zelf kleurt rood (bezet) of groen (vrij).
Op het paneel zelf:
- Staan de geplande (toekomstige) vergaderingen opgesomd met de desbetreffende gereserveerde tijdstippen
- Vind je alle details over de geplande vergadering: naam van de vergaderzaal, (eventueel) het onderwerp, de organisator en het tijdstip van de vergadering
- Kan een gebruiker een vergaderruimte boeken
- Kan je ook de vergaderzaal weer vrijgeven, zodat anderen deze kunnen gebruiken/boeken
- De reservatie verlengen (indien de toekomstige reservaties dit toelaten)
- Kan je de deelnemers van de vorige (uitgelopen)/verlopen vergadering laten weten, dat de volgende deelnemers staan te wachten
- Krijg je een melding wanneer de maximale bezettingsgraad is bereikt
Zo ben je er zeker van dat je aan de correcte vergaderzaal staat, op het exacte tijdstip en voor de juiste vergadering !
MICROSOFT TEAMS / ZOOM / GOOGLE WORKSPACE PANEL
Indien jouw organisatie een Microsoft Teams, Zoom of Google Workspace gebruiker is, kan de implementatie van de room panels heel eenvoudig uitgerold worden. Op elk paneel (klein touch display) is de Microsoft Teams, Zoom of Google Workspace applicatie reeds vooraf geïnstalleerd en worden alle geplande vergaderingen, die via Outlook of Teams / Zoom / Google kalender zijn geboekt, automatisch weergegeven op het display.
Je hebt dus geen andere software nodig, enkel een Microsoft Teams / Zoom / Google Workspace gecertificeerd paneel.
Heb je een boardroom of grote vergaderzaal met meerdere ingangen ? Dan kan je aan elke ingang een room panel voorzien (en dit met één en dezelfde Teams Rooms/ Zoom/Google Workspace licentie). Deze panelen werken gesynchroniseerd !
WAAROM EEN ROOM PANEL ?
Kantoorruimte is duur, zeker in centrumsteden. Het is dus belangrijk om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de beschikbare kantoor- en daarmee ook vergaderruimte.
Nu het hybride werken is ingeburgerd, gebruiken collega’s/teams ook een vergaderruimte wanneer ze een videovergadering willen opzetten met de collega’s, die vanuit hun home office werken.
Waarom je beter geen (gewone) iPad of tablet hiervoor gebruikt ?
IPAD OF TABLET
- met een externe voeding opladen, daarenboven is de batterij van een iPad of tablet ook niet geschikt om 24/7 gebruikt te worden en kan hierdoor zelfs opzwellen.
- geen beheer mogelijk
- geen LED status indicator
- beperkte montage mogelijkheden
ROOM PANEL
- enkel PoE (power over ethernet)
- beheer (o.a. updates) via Teams/Zoom/Google Admin Center
- LED status indicator (groen – rood)
- professionele montage mogelijkheden, zelfs op glazen wanden
MAAR OOK EEN OPLOSSING VOOR …
‘no show’ vergaderingen
Iedereen vergeet al wel eens een reservatie van een vergaderruimte te annuleren, wanneer de vergadering zelf geannuleerd of verplaatst is.
Het gevolg: de vergaderzaal blijft ook onbeschikbaar voor andere gebruikers.
Ad hoc vergaderingen
Sommige productieve vergaderingen gebeuren ook spontaan, zonder dat ze vooraf ingepland of voorbereid zijn. Ook voor dergelijke meetings zoeken collega’s een beschikbare vergaderruimte.
Maar hoe weet je nu of die lege vergaderzaal – die je gevonden hebt na een zoektocht doorheen het kantoorgebouw – ook effectief beschikbaar is ?
Met een room panel krijg je een visueel overzicht welke vergaderzaal er vrij is, d.m.v. de gekleurde LED strips aan de zijkant van het paneel en de info van de gereserveerde tijdsloten op het paneel zelf.
Je merkt het: een beschikbare vergaderruimte vinden en boeken blijft een uitdaging voor zowel grote als kleine organisaties.
Ben je op zoek naar:
- Display voor room management
- Vergaderreserveringssysteem
- Systeem voor eenvoudig reserveren van vergaderzalen
- Tablet aan vergaderzaal waarop geplande vergaderingen zichtbaar zijn
Wij geven je advies over welk room panel in jouw situatie het meest geschikt is.
