Microsoft Teams Vergaderinfrastructuur
De verhuis naar een nieuwe locatie is hét ideale moment om alle ‘pijnpunten’ in o.a. de vergaderinfrastructuur grondig aan te pakken en op te lossen.
Door een explosieve groei van zowel de Belgische vestiging als van het aantal medewerkers ervan werd al snel duidelijk dat er op de nieuwe locatie meer vergadermogelijkheden moesten aanwezig zijn.
Het hybride werken maakt dat medewerkers sneller een video-vergadering zullen opzetten met collega’s die een dagje vanuit hun home office werken.
De nood aan een eenvoudig te bedienen en kwalitatieve videoconferentie-oplossing drong zich op.
Daarom adviseerden we deze klant een Microsoft Teams Rooms systeem te implementeren in de vergaderzalen. Het is eenvoudig te gebruiken en bovendien future proof.
Het grote voordeel van deze Microsoft Teams Rooms gecertifieerde oplossing ?
De ‘one touch to join’ functie !
Zodra een medewerker deze vergaderruimte binnen komt, kan hij/zij vanop de touch controller – die zich op de vergadertafel bevindt – eenvoudig:
- Een vooraf ingeplande Teams meeting starten door op de ‘join’ knop van de touch controller te klikken. Bestanden delen in de Teams meeting kan eenvoudig en draadloos vanop de eigen laptop.
- Een ‘ad hoc’ Teams meeting starten door alle deelnemers via de touch controller uit te nodigen.
- Een Teams meeting starten vanop de eigen laptop en daarbij de – in de vergaderruimte – aanwezige apparatuur gebruiken door draadloos verbinding te maken met het Rooms systeem. Zodra de medewerker wil deelnemen aan de Teams call geeft de applicatie op de laptop immers automatisch aan dat er een Teams Room systeem gedetecteerd is.
Bij de ingang van elke vergaderruimte hangt een klein touch screen, zodat iedereen direct de beschikbaarheid van de ruimte ziet. Het display toont details over de vergaderingen, die via Microsoft Teams of Outlook 365 applicaties zijn ingepland. Hiervoor is dus geen extra software nodig: alle info is gekoppeld aan de Microsoft Teams rooms account van deze ruimte.
De LED indicatoren aan de zijkanten van het room booking display geven aan of de ruimte vrij (groene LED strip), dan wel bezet (rode LED strip) is. Zo zie je duidelijk vanop afstand welke vergaderzalen vrij dan wel bezet zijn.
Met dit ruimtereservatiesysteem voorkom je zoektochten naar een beschikbare vergaderruimte en zijn er nooit nog dubbele boekingen of ongewenste onderbrekingen tijdens een vergadering.
Medewerkers kunnen zelfs vanop het room booking display de ruimte onmiddellijk reserveren voor een spontaan overleg.
Zo kunnen alle vergaderruimtes optimaal benut worden.
In de ‘brainstorming room’ staat een all-in-one touch screen met ingebouwde Full HD camera en meerdere geïntegreerde microfoons. Ook aan dit ‘smartboard’ werd Microsoft Teams Rooms account gekoppeld.
Door deze interactieve touch monitor (smartboard) te gebruiken tijdens een Teams videovergadering kan de medewerker via de geïntegreerde whiteboardfunctie brainstormen, notities delen of samenwerken op hetzelfde (virtuele) whiteboard.
Maar ook tijdens een offline vergadering, brainstorming sessie of opleiding is een touch display een praktisch werkinstrument. Deze technologie maximaliseert niet enkel het werkproces, maar het tilt ook de focus, interactiviteit en productiviteit van de verschillende teams naar een hoger niveau.
De LED-strip van het ruimtereservatiepaneel gaat van groen naar rood, zodra je ingecheckt bent of de Teams meeting in de vergaderruimte hebt gestart.
Ook handig: wanneer een vergadering uitloopt, kunnen de medewerkers die als volgende de ruimte hebben geboekt, via het paneel aangeven dat ze buiten staan te wachten.
Deze klant is in meer dan 80 jaar uitgegroeid tot een internationaal bedrijf, dat vestigingen heeft in 25 landen.
Dit bedrijf mag zich met trots de partner van de dierenarts noemen: het biedt voedingssupplementen, verzorgingsproducten en medicijnen voor huisdieren, landbouwdieren en paarden.
We zien dat bedrijven meer dan ooit op zoek zijn naar een partner, die nooit veraf is en die hen echt kan ‘ontzorgen’.
Onze mission statement hebben we alvast gemeen met deze klant:
Luisteren naar onze klanten, meer inzicht krijgen in hun product- of servicebehoeften om zo de gepaste oplossing te bieden.
Geïmplementeerde audiovisuele oplossingen:
- 75″ interactief touch screen (smartboard)
- 65″ all-in-one touch monitor met videoconferentie-functionaliteit
- onboarding videoconferentie-oplossing voor Microsoft Teams Rooms
- 8″ displays voor ruimtereservatie (room booking)
- Barco ClickShare draadloos presentatiesysteem
- installatie
- configuratie & programmatie
- netwerkintegratie
- projectmanagement
- opleiding
- AV-consultancy