Bij de ingang van elke vergaderruimte hangt een klein touch screen, zodat iedereen direct de beschikbaarheid van de ruimte ziet. Het display toont details over de vergaderingen, die via Microsoft Teams of Outlook 365 applicaties zijn ingepland. Hiervoor is dus geen extra software nodig: alle info is gekoppeld aan de Microsoft Teams rooms account van deze ruimte.
De LED indicatoren aan de zijkanten van het room booking display geven aan of de ruimte vrij (groene LED strip), dan wel bezet (rode LED strip) is. Zo zie je duidelijk vanop afstand welke vergaderzalen vrij dan wel bezet zijn.
Met dit ruimtereservatiesysteem voorkom je zoektochten naar een beschikbare vergaderruimte en zijn er nooit nog dubbele boekingen of ongewenste onderbrekingen tijdens een vergadering.
Medewerkers kunnen zelfs vanop het room booking display de ruimte onmiddellijk reserveren voor een spontaan overleg.
Zo kunnen alle vergaderruimtes optimaal benut worden.