VERGADERZAAL
Efficiënt vergaderen.
Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. In een vergaderzaal kan je ongestoord jouw collega’s of managementteam snel en efficiënt op één lijn krijgen.
Heb je een vergaderzaal, die je wenst te voorzien van audiovisuele oplossingen? Neem dan zeker vrijblijvend contact met ons op.
Welke audiovisuele oplossingen zien we in een vergaderzaal?
AUDIO- & VIDEOCONFERENTIE-APPARATUUR
Omdat het vaak niet mogelijk is alle deelnemers op dezelfde locatie te verzamelen, kan je audio- of videoconferencing implementeren. Met een audio- of videovergadering zijn de juiste mensen altijd binnen bereik, waar ze zich ook bevinden en dit zonder tijd te verliezen.
Met videoconferentie kan je niet enkel jouw gesprekspartner(s) aan de andere kant zien, je kan er ook bestanden mee uitwisselen.
Een videoconferentiesysteem bestaat uit een camera, een luidspreker (al dan niet geïntegreerd in de presentatiemonitor) en één of meerdere microfoons. Het spreekt voor zich dat je voor een videoconferentie in een vergaderzaal andere (lees: kwalitatieve) toestellen gebruikt, dan de toestellen die je gebruikt in jouw home office.
Als je meerdere vergaderzalen wil voorzien van een videoconferentie-oplossing is het belangrijk dat de gebruikerservaring in elk van deze vergaderruimtes dezelfde is. Ongeacht in welke vergaderzaal jouw collega een videocall wil opstarten, de werkwijze moet steeds dezelfde én bovenal gebruiksvriendelijk zijn. Dit zorgt niet enkel voor een snellere implementatie, maar hierdoor zal ook de investering maximaal renderen.
BEELDWEERGAVE
Afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal kies je voor de projectie tussen een (elektrisch gestuurd) projectiescherm in combinatie met een krachtige (lamploze) beamer of een groot formaat presentatiemonitor, eventueel gecombineerd in een videowall.
Het formaat van het projectiescherm of presentatiemonitor bepalen is hierbij heel cruciaal: je wil immers dat iedereen goed kan zien wat er gepresenteerd wordt. Hou hierbij ook rekening met de plafondhoogte (zeker bij gebruik van een projectiescherm) en een comfortabele kijkhoogte en -afstand.
DRAADLOOS PRESENTEREN
Wil of kan je geen kabels voorzien in jouw vergaderzaal, dan is draadloos presenteren de oplossing. Gewoon presenteren vanaf de laptop op het grote scherm, zonder iets aan te sluiten. Zorgeloos beeld en geluid streamen in jouw vergaderzaal vanop smartphone, tablet en PC naar jouw beamer of LED scherm. In jouw moderne conferentieruimte hoef je geen kabels meer te zien.
TOUCH SCREEN | SMARTBOARD
Touchscreen displays winnen aan populariteit in de vergaderzaal. Ze bieden immers veel dynamiek en een hoge mate van interactiviteit. Gedaan met saaie PowerPoint-presentaties: maak aantekeningen direct op het scherm.
Ook foto’s nemen van een whiteboard behoort definitief tot het verleden. Alle gemaakte notities sla je gewoon op of mail je door naar alle aanwezigen !
In ons gamma hebben we ook interactieve displays, die uitgerust zijn met ingebouwde microfoons en een ingebouwde camera. Zo kan je met een ‘one touch to join’ onmiddellijk deelnemen aan of starten met een videocall. Je hoeft je laptop dus niet meer te verbinden, noch instellingen in het videoconferentie softwareprogramma aan te passen.
BEDIENINGSPANEEL
Belangrijk voor de bediening van een complete audiovisuele installatie is een centraal besturingssysteem. Hiermee kan je de voordelen van alle aangeboden apparatuur combineren met een – voor iedereen – eenvoudige bediening. De meest belangrijke criteria van deze centrale bedieningseenheid zijn eenvoud en betrouwbaarheid. De eenvoud zit in het feit dat iedereen ermee moet kunnen werken: geen complexe apparaten, maar alle bedieningspunten geïntegreerd in een centraal bedieningspaneel.
Wanneer je de vergaderruimte binnen stapt, kan je – door de QR-code te scannen – de aanwezige audiovisuele apparatuur zelfs bedienen met jouw smart phone. Eenvoudig, veilig en betrouwbaar – zonder iets anders aan te raken dan jouw eigen mobiele apparaat.
RESERVATIESYSTEEM VOOR VERGADERRUIMTES
Heb je meerdere vergaderzalen ? Dan is een ruimtereservatiesysteem (ook wel room management of room booking systeem) zeker te overwegen. Dit is een gebruiksvriendelijke oplossing voor het reserveren en beheren van alle vergaderruimtes.
Een room management systeem bestaat uit slimme software, die Microsoft Exchange, Office 365 & Google Calendar ondersteunt en een (touch) paneel, dat buiten de vergaderruimte geplaatst wordt. Dit display geeft de status van de vergaderruimte duidelijk (in kleur) aan. Daarnaast kunnen er op dit schermpje ook ad hoc vergaderingen ingepland worden, wanneer de planning dit uiteraard toelaat. Een room management systeem stimuleert het efficiënt gebruik van vergaderruimtes enorm en bijgevolg zijn vervelende onderbrekingen tijdens vergaderingen dan ook verleden tijd.
KWALITATIEVE GELUIDSWEERGAVE
Ook in de vergaderzaal mag een kwalitatieve, vaste geluidsinstallatie niet ontbreken, dit ter ondersteuning van presentaties, videoconferentie, bedrijfsvideo’s, …
Het is wetenschappelijk aangetoond, dat mensen in het begin van een vergadering aandacht zullen hebben voor de spreker ongeacht een mindere kwaliteit van de audio. Wanneer de complexiteit van de topic echter stijgt en de vergadering / presentatie vordert, zullen de meeste mensen afhaken bij een slechte audiokwaliteit.
Het belangrijkste criterium voor een goede geluidsinstallatie in een vergaderruimte is de spraakverstaanbaarheid.
STEMVERSTERKING
Spraakverstaanbaarheid is een noodzaak bij presentaties en vergaderingen. Een slechte spraakverstaanbaarheid doet afbreuk aan uw boodschap. Bij grote vergaderzalen is een draadloze microfoon vaak een niet te missen tool.
Voor vergaderzalen met een kleiner budget kan vaak een mobiele geluidsinstallatie volstaan. Kies hier voor een alles-in-één oplossing waarop eenvoudig een microfoon en eventueel het geluid van het centrale presentatiescherm aangesloten kan worden.
AKOESTISCHE PANELEN
In vergaderzalen waar voornamelijk harde materialen zoals marmer, beton, metaal en glas gebruikt zijn, treden er vaak akoestische problemen op. Denk hierbij aan overdreven veel galm, vervelende echo’s, een slechte verstaanbaarheid, rondzingende microfoons, … kortom een onaangename ruimte om langdurig te vergaderen.
Een akoestische behandeling van de ruimte is vaak de snelste en de meest efficiënte manier om deze problemen te verhelpen. Zelfs de beste geluidsinstallatie zal nog beter klinken in een ruimte met een gecontroleerde akoestiek.