VERGADERZAAL
Efficiënt vergaderen.
Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. In een vergaderzaal kunt u ongestoord uw collega’s of managementteam snel en efficiënt op één lijn krijgen.
Heeft u een vergaderzaal, die u wenst te voorzien van audiovisueel materiaal? Neem dan zeker vrijblijvend contact met ons op.
Welke audiovisuele producten zien we in een vergaderzaal?
Afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal kan er voor de projectie gekozen worden tussen een (elektrisch gestuurd) projectiescherm in combinatie met een krachtige (lamploze) beamer of een groot formaat monitor, eventueel gecombineerd in een videowall. Uiteraard is connectiviteit en signaaldistributie bij beide oplossingen essentieel.
Wil of kan u geen kabels voorzien in uw vergaderzaal, dan is draadloos presenteren de oplossing. Gewoon presenteren vanaf de laptop op het grote scherm, zonder iets aan te sluiten. Zorgeloos beeld en geluid streamen in uw vergaderzaal vanop smartphone, tablet en PC naar uw beamer of LED scherm. In uw moderne conferentieruimte hoeft u geen kabels meer te zien.
Touchscreen displays winnen aan populariteit in de vergaderzaal. Ze bieden immers veel dynamiek en een hoge mate van interactiviteit. Gedaan met saaie PowerPoint-presentaties: maak aantekeningen direct op het scherm. Ook foto’s nemen van een whiteboard behoort definitief tot het verleden. Alle gemaakte notities slaat u gewoon op !
In ons gamma hebben we tevens interactieve displays, die naast haarscherpe presentaties ook de levendige interactie in werkgroepen ondersteunen waardoor ze ideaal zijn voor vergaderingen met meer dan één spreker. Meerdere personen krijgen hierbij tegelijk toegang tot het touchscreen.
Omdat het vaak niet mogelijk is alle deelnemers op dezelfde locatie te verzamelen, kan audio- of videoconferencing worden ingezet. Met een audio- of videovergadering zijn de juiste mensen altijd binnen bereik, waar ze zich ook bevinden, zonder tijd te verliezen.
Videoconferentie kan ook gebruikt worden voor de uitwisseling van documenten.
Om videoconferentie efficiënt in uw organisatie te integreren, dient u vooraf na te gaan welke de behoeften zijn van al uw gebruikers.
Belangrijk voor de bediening van een complete audiovisuele installatie is een centraal besturingssysteem. Hiermee kan je de voordelen van alle aangeboden apparatuur combineren met een – voor iedereen – eenvoudige bediening. De meest belangrijke criteria van deze centrale bedieningseenheid zijn eenvoud en betrouwbaarheid. De eenvoud zit in het feit dat iedereen ermee moet kunnen werken: geen complexe apparaten, maar alle bedieningspunten geïntegreerd in een centraal bedieningspaneel.
Heeft u meerder vergaderzalen ? Dan is een ruimte reservatiesysteem (ook wel room management of room booking systeem) zeker te overwegen. Dit is een gebruiksvriendelijke oplossing voor het reserveren en beheren van de vergaderruimtes.
Een room management systeem bestaat uit slimme software, die Microsoft Exchange, Office 365 & Google Calendar ondersteunt en een (touch) LED-paneel dat buiten de vergaderruimte geplaatst kan worden. Op deze display wordt de status van de vergaderruimte duidelijk (in kleur) aangegeven. Daarnaast kunnen er op het schermpje ook ad hoc vergaderingen ingepland worden wanneer de planning dit toelaat. Met een room management systeem wordt het efficiënt gebruik van vergaderruimtes enorm gestimuleerd en zijn vervelende onderbrekingen tijdens vergaderingen verleden tijd.
Ook in de vergaderzaal mag een vaste geluidsinstallatie niet ontbreken, dit ter ondersteuning van presentaties, videoconferentie, bedrijfsvideo’s, …
Spraakverstaanbaarheid is een noodzaak bij presentaties en vergaderingen. Een slechte spraakverstaanbaarheid doet afbreuk aan uw boodschap. Bij grote vergaderzalen is een draadloze microfoon vaak een niet te missen tool.
Voor vergaderzalen met een kleiner budget kan vaak een mobiele geluidsinstallatie volstaan. Kies hier voor een alles-in-één oplossing waarop eenvoudig een microfoon en eventueel het geluid van een beamer aangesloten kan worden.
In vergaderzalen waar voornamelijk harde materialen zoals marmer, beton, metaal en glas gebruikt zijn, treden er vaak akoestische problemen op. Denk hierbij aan overdreven veel galm, vervelende echo’s, een slechte verstaanbaarheid, rondzingende microfoons, … kortom een onaangename ruimte om langdurig te vergaderen.
Een akoestische behandeling van de ruimte is vaak de snelste en de meest efficiënte manier om deze problemen te verhelpen. Zelfs de beste geluidsinstallatie zal nog beter klinken in een ruimte met een gecontroleerde akoestiek.