VERGADERZAAL
Efficiënt vergaderen.
Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. In een vergaderzaal kunt u ongestoord uw collega’s of managementteam snel en efficiënt op één lijn krijgen.
Heeft u een vergaderzaal, die u wenst te voorzien van audiovisueel materiaal? Neem dan zeker vrijblijvend contact met ons op.
Welke audiovisuele producten zien we in een vergaderzaal?
Afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal kiest u voor de projectie tussen een (elektrisch gestuurd) projectiescherm in combinatie met een krachtige (lamploze) beamer of een groot formaat presentatiemonitor, eventueel gecombineerd in een videowall.
Het formaat van het projectiescherm of presentatiemonitor bepalen is hierbij heel cruciaal: u wil immers dat iedereen goed kan zien wat er gepresenteerd wordt. Hou hierbij ook rekening met de plafondhoogte (zeker bij gebruik van een projectiescherm) en een comfortabele kijkhoogte en -afstand.
Omdat het vaak niet mogelijk is alle deelnemers op dezelfde locatie te verzamelen, kan u audio- of videoconferencing inzetten. Met een audio- of videovergadering zijn de juiste mensen altijd binnen bereik, waar ze zich ook bevinden en dit zonder tijd te verliezen.
Met videoconferentie kan u niet enkel uw gesprekspartner(s) aan de andere kant zien, u kan er ook bestanden mee uitwisselen.
Een videoconferentiesysteem bestaat uit een camera, een luidspreker (al dan niet geïntegreerd in de presentatiemonitor) en één of meerdere microfoons. Het spreekt voor zich dat u bij voor een videoconferentie in een vergaderzaal andere (lees: kwalitatieve) toestellen gebruikt, dan de toestellen die u gebruikt in uw home office.
Wil of kan u geen kabels voorzien in uw vergaderzaal, dan is draadloos presenteren de oplossing. Gewoon presenteren vanaf de laptop op het grote scherm, zonder iets aan te sluiten. Zorgeloos beeld en geluid streamen in uw vergaderzaal vanop smartphone, tablet en PC naar uw beamer of LED scherm. In uw moderne conferentieruimte hoeft u geen kabels meer te zien.
Touchscreen displays winnen aan populariteit in de vergaderzaal. Ze bieden immers veel dynamiek en een hoge mate van interactiviteit. Gedaan met saaie PowerPoint-presentaties: maak aantekeningen direct op het scherm. Ook foto’s nemen van een whiteboard behoort definitief tot het verleden. Alle gemaakte notities slaat u gewoon op of mailt u door naar alle aanwezigen !
In ons gamma hebben we tevens interactieve displays, die uitgerust zijn met ingebouwde microfoons en een ingebouwde camera. Zo kan u met een ‘one touch to join’ onmiddellijk deelnemen aan of starten met een videocall. U hoeft uw laptop dus niet meer te verbinden, noch instellingen in het videoconferentie softwareprogramma aan te passen.
Belangrijk voor de bediening van een complete audiovisuele installatie is een centraal besturingssysteem. Hiermee kan u de voordelen van alle aangeboden apparatuur combineren met een – voor iedereen – eenvoudige bediening. De meest belangrijke criteria van deze centrale bedieningseenheid zijn eenvoud en betrouwbaarheid. De eenvoud zit in het feit dat iedereen ermee moet kunnen werken: geen complexe apparaten, maar alle bedieningspunten geïntegreerd in een centraal bedieningspaneel.
Heeft u meerdere vergaderzalen ? Dan is een ruimte reservatiesysteem (ook wel room management of room booking systeem) zeker te overwegen. Dit is een gebruiksvriendelijke oplossing voor het reserveren en beheren van de vergaderruimtes.
Een room management systeem bestaat uit slimme software, die Microsoft Exchange, Office 365 & Google Calendar ondersteunt en een (touch) paneel dat buiten de vergaderruimte geplaatst wordt. Dit display geeft de status van de vergaderruimte duidelijk (in kleur) aan. Daarnaast kunnen er op dit schermpje ook ad hoc vergaderingen ingepland worden, wanneer de planning dit uiteraard toelaat. Een room management systeem stimuleert het efficiënt gebruik van vergaderruimtes enorm en bijgevolg zijn vervelende onderbrekingen tijdens vergaderingen dan ook verleden tijd.
Ook in de vergaderzaal mag een kwalitatieve, vaste geluidsinstallatie niet ontbreken, dit ter ondersteuning van presentaties, videoconferentie, bedrijfsvideo’s, …
Het is wetenschappelijk aangetoond, dat mensen in het begin van een vergadering aandacht zullen hebben voor de spreker ongeacht een mindere kwaliteit van de audio. Wanneer de complexiteit van de topic echter stijgt en de vergadering / presentatie vordert, zullen de meeste mensen afhaken bij een slechte audiokwaliteit.
Het belangrijkste criterium voor een goede geluidsinstallatie in een vergaderruimte is de spraakverstaanbaarheid.
Spraakverstaanbaarheid is een noodzaak bij presentaties en vergaderingen. Een slechte spraakverstaanbaarheid doet afbreuk aan uw boodschap. Bij grote vergaderzalen is een draadloze microfoon vaak een niet te missen tool.
Voor vergaderzalen met een kleiner budget kan vaak een mobiele geluidsinstallatie volstaan. Kies hier voor een alles-in-één oplossing waarop eenvoudig een microfoon en eventueel het geluid van een beamer aangesloten kan worden.
In vergaderzalen waar voornamelijk harde materialen zoals marmer, beton, metaal en glas gebruikt zijn, treden er vaak akoestische problemen op. Denk hierbij aan overdreven veel galm, vervelende echo’s, een slechte verstaanbaarheid, rondzingende microfoons, … kortom een onaangename ruimte om langdurig te vergaderen.
Een akoestische behandeling van de ruimte is vaak de snelste en de meest efficiënte manier om deze problemen te verhelpen. Zelfs de beste geluidsinstallatie zal nog beter klinken in een ruimte met een gecontroleerde akoestiek.