Digitale gemeenteraad

In de raadzaal van een gemeentebestuur worden niet enkel presentaties gegeven, maar gaan ook debatten en vergaderingen door. Zo kwam dit gemeentebestuur bij Media Office terecht voor het up-to-date stellen en future proof maken van hun raadzaal.

Vermits de raadzaal ook ter beschikking gesteld wordt aan verenigingen uit de gemeente, dient er snel geschakeld te worden naar een andere opstelling. Een eenvoudig op te stellen en kwalitatief hoogstaande installatie was hun prioriteit.

Daarnaast was het gemeentebestuur vragende partij om een oplossing voor hybride vergaderingen uit te werken, waarbij de volledige installatie uiterst gebruiksvriendelijk is.

Digitale gemeenteraad met 4K camera's voor videoconferentie in de raadzaal

Het gemeentebestuur koos ervoor om hun vergaderingen van o.a. de gemeente- en OCMW-raad hybride te laten plaats vinden. Bij hybride vergaderingen zijn een aantal van de raadsleden fysiek aanwezig in de raadzaal en kunnen de overige raadsleden aan diezelfde vergadering van thuis uit deelnemen.

Om aan deze vraag tegemoet te komen installeerde Media Office in de raadzaal van het gemeentebestuur twee 4K camera’s met PTZ-functie (Pan Tilt Zoom).  Zodra één van de raadsleden het woord neemt via zijn conferentiemicrofoon, zal één van beide 4K-camera’s op deze spreker inzoomen en duidelijk in beeld brengen.  Zo is het voor de deelnemers thuis steeds duidelijk wie er aan het woord is. Wanneer er geen actieve spreker in de raadzaal is, zoomt de videoconferentiecamera terug uit en geeft de camera een groepsbeeld van de aanwezige raadsleden weer.

Om het de gebruikers zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we de volledige installatie geautomatiseerd. De bediening van deze geautomatiseerde installatie verloopt via een touch panel, gemonteerd op het 19″ rack.

Elk deel van de audiovisuele installatie is hiermee geautomatiseerd, waardoor de deelnemers zich kunnen focussen op hun kernactiviteit: besluitvorming en plannen. Deze oplossing is ideaal voor mensen die niet technisch ingesteld zijn en/of wanneer er geen AV/IT-support voorhanden is. De facility- en IT-afdeling worden hierbij volledig ontzorgd.

De gebruiker doorloopt via het touch paneel enkele logisch opgebouwde schermen, waarna de desbetreffende audiovisuele apparatuur automatisch opstart. Ontregelde apparatuur en (zoekgeraakte) afstandsbedieningen van deze apparatuur behoren hiermee definitief tot het verleden ! Elke sessie start met een geresette installatie.

Touch panel voor bediening van de volledige AV-installatie van de raadzaal.
Hoe ontstaat galmen (echo) tijdens videovergadering

Om storende echogeluiden tijdens het videoconferencen te voorkomen, verwijdert een Acoustic Echo Canceller (AEC) de audio – die van de overkant komt – digitaal uit het uitgaande audiosignaal. 

Lees meer hierover in de topic ‘Audio tijdens tele- en videoconferenties‘ in onze sectie ‘Kennisbank‘.

We vernieuwden ook het audiosysteem om zowel de mensen die van thuis uit aan de vergadering deelnemen, als de in de raadzaal aanwezige raadsleden goed verstaanbaar te maken.

Zo is in elke conferentiemicrofoon een luidspreker geïntegreerd, die de mensen thuis perfect verstaanbaar maakt.

Bij het afregelen van de installatie werd er heel veel aandacht besteed aan het vermijden van storende echogeluiden (*). De meeste videoconferentie-applicaties (zoals Microsoft Teams of Zoom) hebben een ingebouwde AEC, maar deze is uiteraard onvoldoende voor een grote zaal met meerdere microfoons en meerdere luidsprekers.

(*) dit is het geluid dat uit de luidspreker komt, vervolgens terug wordt opgepikt door de microfoon en dan opnieuw naar de overkant verzonden, waardoor een storende echo ontstaat.

Voor de professionele beeldweergave van o.a. de digitale gemeenteraad hebben we een installatieprojector met laserlichtbron geïmplementeerd. Dit toestel staat garant voor vlekkeloze presentaties en is bovendien zo goed als onderhoudsvrij.

Ook de voorzitter en burgemeester kunnen de presentatie – die achter hen op het projectiescherm wordt getoond – comfortabel meevolgen door het 55″ herhalingsscherm. Dit ‘meekijkscherm’ is gemonteerd op een mobiel, gekanteld onderstel en staat frontaal voor hen opgesteld tijdens de vergaderingen.

Om het debat zo productief en gestructureerd mogelijk te laten verlopen, beschikken de raadsleden over een draadloze conferentiemicrofoon. Het draadloze conferentiesysteem maakt het zeer eenvoudig om de opstelling van de zaal snel te wijzigen. Alle units worden in een speciale transportkoffer opgeborgen, waarin de units ook opgeladen kunnen worden.

De volledige installatie is betrouwbaar, flexibel, robuust en veilig voor elke opstelling en elke gebruiker !

Spreekgestoelte met draadloze zwanenhalsmicrofoon voor digitale gemeenteraad en OCMW-raad

Het mobiele spreekgestoelte is door ons voorzien van een draadloze microfoon met zwanenhals en LED-leeslampje.

19" rack in digitale gemeenteraadzaal

Het ‘kloppend hart’ van de volledige installatie: het afsluitbare 19″ rack, waarin alle AV-apparatuur ondergebracht is.

Digitale gemeenteraad met herhaalscherm voor presentator

Deze repeat monitor of meekijkscherm is praktisch voor elke presentatie: het geeft een duplicatie van de projectie weer tijdens o.a. de digitale gemeenteraad.

Geïmplementeerde audiovisuele oplossingen: