VIDEOCONFERENTIE-OPLOSSINGEN: UITLEG, TIPS & TRICKS
- Wat is videoconferentie?
- Wat zijn de voordelen van videoconferentie ?
- Wat heb je nodig voor een videoconferentie (videoconference of videocall) in een vergaderzaal?
- Wat is hybride vergaderen ?
- Hoeveel kost een kwalitatieve oplossing om online te vergaderen ?
- Kan ik één videoconferentie systeem in verschillende vergaderruimtes gebruiken ?
Wat is videoconferentie?
Videoconferentie is jouw gesprekspartners samen brengen om virtueel te vergaderen. Het is niet meer nodig om alle deelnemers fysiek te ontmoeten en in een vergaderzaal samen te brengen. Via videoconferentie kan je iedereen in een virtuele vergaderruimte samen brengen d.m.v. videoconferentie software. Je deelnemers kunnen zich thuis (home office) bevinden, maar even goed in hun eigen vergaderruimte of op een werkplek onderweg.
Wat zijn de voordelen van videoconferentie ?
Er zijn tal van voordelen van videoconferentie:
- afstand is geen issue meer.
- besparing op verplaatsingen: denk hierbij aan vliegtuigtickets en daarbij gepaard gaande hotelverblijven, benzine, …
- je moet ook geen files trotseren, wat je productiviteit kan verhogen: je kan immers deelnemen vanuit bv. je home office.
- wanneer je beschikt over een kwalitatief videoconferentie systeem lijkt het of je gesprekspartner(s) als het ware in dezelfde ruimte aanwezig zijn.
Wat heb je nodig voor een videoconferentie (videoconference of videocall)?
Om een videoconferentie (videoconference of videocall) op te starten, heb je een videoconferentie software (zoals Microsoft Teams, Google Meet, Cisco WebEx, Zoom, GoToMeeting, Slack, …), een camera, een microfoon, een luidspreker, een computer (gewone PC of laptop) en een beeldscherm nodig.
Wat is hybride vergaderen ?
Hybride vergaderen is een vergadervorm, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is in een vergaderruimte en de andere deelnemers aan diezelfde vergadering deelnemen vanuit een andere (werk)plek, bv. home office (thuiswerkplek), onderweg (satelietkantoor, coworking space, …), andere vergaderruimte (bij een klant, een leverancier, bij dochter- of zusteronderneming, …), …
Voor de beste hybride vergaderervaring dient elk van de deelnemers over kwalitatieve vergadertechnologie beschikken. Remote deelnemers willen immers dezelfde vergaderervaring alsof iedereen in dezelfde ruimte zit.
Hoeveel kost een kwalitatieve oplossing om online te vergaderen ?
Een kwalitatieve vergaderoplossing hoeft helemaal niet veel te kosten. De goedkoopste manier op een videocall op te zetten is via de geïntegreerde camera, microfoon en luidspreker van je laptop. Toch heb je waarschijnlijk al vastgesteld, dat de ingebouwde microfoon van je laptop de aanwezige achtergrondgeluiden (bv. spelende kinderen, blaffende hond, pratende collega ’s, …) niet weg filtert. Deze technologie (Active Noise Cancelling) vind je wél in specifieke videoconferentie-oplossingen en headsets.
Je laptop gebruiken in een vergaderruimte gebruiken om met meerdere deelnemers achter het schermpje plaats te nemen, is al helemaal onprofessioneel. Afhankelijk van de grootte van de vergaderruimte en het maximale aantal deelnemers in die vergaderruimte kan je kiezen voor:
- een modulair videoconferentie systeem met een aparte webcam (aangepast aan de vergaderruimte) en een speakerphone met een voldoende microfoon pick-up.
- een all-in-one video bar met een geïntegreerde (kwalitatief hoogstaande) webcam, verschillende microfoons en een degelijke luidspreker.
Kan ik één videoconferentie systeem in verschillende vergaderruimtes gebruiken ?
Ja, je kan één videoconferentie systeem in verschillende vergaderruimtes gebruiken. Wanneer je een systeem samenstelt op een mobiel onderstel, kan je heel eenvoudig het geheel verplaatsen van de ene vergaderruimte naar de andere. Je kan best het systeem afstemmen op de grootste vergaderruimte.
Naast een mobiel onderstel heb je ook nog een presentatiemonitor (TV – flatscreen) en het videoconferentie systeem zelf. Er bestaan all-in-one videoconferentie systemen, waarbij de (4K) camera, microfoons en luidspreker in één behuizing geïntegreerd zijn. Deze all-in-one videoconferentie-oplossingen – ook wel videobar genoemd – wordt verankerd aan de monitor (flatscreen) zoals een soundbar.
Deze systemen zijn ideaal om mobiel te gebruiken, omdat er geen toestellen op de vergadertafel zoals bv. een speakerphone of microfoon voorzien moeten worden of kabels naar de vergadertafel lopen.